Slik fikk barnehagen ned sykefraværet

Sykefraværet var rundt 20 prosent da Ingrun Bye Sommerstad startet som daglig leder i Hallsetreina FUS barnehage i Trondheim i 2015. Sykefraværet samlet i Norge var 6,3 prosent i 2015, mot 7 prosent i 2024.

– Jeg forsto fort at det var lurt å ha med ansatte når vi skulle gjøre noe med arbeidsmiljøet, forteller Sommerstad. Det viktigste hun gjorde, var å kartlegge de ansattes arbeidsevne og å opprette en HMS-gruppe. Da kom resultatene.

Så på arbeidskapasitet

– Vi hadde langtidssykefravær over mange år og ansatte som rett og slett ikke hadde kropp og helse til å jobbe i barnehage, forteller Sommerstad. Hun gikk igjennom stillingsinstruksene og definerte hva som var forventet i jobben.

– Vi hadde ansatte som hadde lagd sine egne stillingsinstrukser over tid, som at de ikke kunne gå på tur eller bære sekk, forteller Sommerstad. Med god hjelp og veiledning fra Nav valgte de ansatte dette gjaldt, å slutte. I dag har barnehagen 17 fast ansatte og 65 barn og et sykefravær (egenmeldt og legemeldt) på 6 prosent.

Styreren sier hun synes det var skummelt å ta tak i problemene med høyt sykefravær. 

Fikk ekstra respekt

– Det er vanskelig å si til en ansatt at jeg ser at du ikke kan jobbe i barnehage, sier Sommerstad. Hun opprettet også en HMS-gruppe der hun, verneombudet og tillitsvalgte i Utdanningsforbundet og Fagforbundet var med. Det skulle være en kanal der ansatte kunne fortelle om hvordan de hadde det, og foreslå tiltak.

– Jeg syntes det var kjempeskummelt å ha med tillitsvalgte inn i arbeidet. Jeg stolte ikke helt på dem fordi jeg opplevde at Utdanningsforbundet var negative til private barnehager. Jeg har jobbet mye med meg selv for å vise hva jeg ikke kan. Jeg og tillitsvalgte Bente har opparbeidet tillit til hverandre, og nå bruker jeg henne mye. Det har vært veldig bra for arbeidsmiljøet, forteller Sommerstad. Nå jobber de med å ta tak i utfordringer tidlig.

 Forstår hverandres roller

Hallsetreina FUS barnehage er en av 74 barnehager som har vært med i IA-bransjeprogram barnehage, som er en avtale mellom partene i arbeidslivet. Målet er å hjelpe barnehagene med å jobbe systematisk med arbeidsmiljø. Barnehagen har fått kunnskap om verneombudet og tillitsvalgtes roller og hvordan de kan jobbe sammen om arbeidsmiljøet.

– Tidligere var det ikke noe godt samarbeid mellom tillitsvalgte og meg som leder. Bransjeprogrammet har betydd mye for min forståelse av roller i HMS-gruppa. Før var fokuset forhandlinger, nå er det samarbeid. Vi har forhandlinger nå også, men de er gode fordi vi vil hverandre godt. Vi kan være veldig uenige, men det er en god uenighet, sier Sommerstad. 

Alle FUS-barnehagene i Trøndelag som har jobbet med bransjeprogrammet, møtes en gang i måneden og deler erfaringer. IA-bransjeprogram barnehage startet i 2019 og varte ut 2024. 

Stortinget vil sette av penger til å videreføre bransjeprogram barnehage i statsbudsjettet for 2025. 

Føler seg viktigere enn før

Verneombud Katrine Risan sitter i barnehagens HMS-gruppe. Hun forteller at det å jobbe med arbeidsmiljøet tidligere ofte handlet om å passe på at ansatte jobbet ergonomisk riktig og å sjekke førstehjelpsskrinet. Nå jobber hun mer med emosjonelle belastninger.

– Nå snakker vi mye mer med hverandre om hvordan vi har det. Er noen borte, spør jeg om avdelingen er greit organisert for de som er igjen. Hører jeg det er snakk i gangene, spør jeg hva de mener med det. Jeg føler meg viktigere enn før, sier Risan. 

Hun forteller at de ikke er redde for å bruke Nav, Arbeidslivssenteret og bedriftshelsetjenesten hvis de for eksempel trenger hjelp til å tilrettelegge.

– Dersom en ansatt ikke kan trille vogn på grunn av vonde skuldre en kort periode, kan hun bytte med en ansatt på en annen avdeling når de er på tur, i stedet for å sykmelde seg, sier Risan. Hun tror kravet om å ringe leder på første sykedag har bidratt til lavere sykefravær.

– Er du litt tett i nesa, er terskelen for å ringe lederen og si du er syk, høyere enn før. Vi oppfordrer ansatte til å komme på jobb og prøve og heller gå hjem, sier Risan.

Står sammen

Tillitsvalgt Bente Lillian Skjærvik i Utdanningsforbundet sier arbeidet i HMS-gruppa har betydd mye for å få ned sykefraværet, og at hun og Ingrun har jobbet for å få tillit til hverandre.

– Vi viser at vi står sammen, respekterer alle ansatte og tar imot innspill fra dem, sier Skjærvik. Å snakke om emosjonelle belastinger har også vært viktig for et bedre arbeidsmiljø.

Hva gjør det med deg å bli sparket av et barn med utfordrende atferd? Hvordan snakker vi til hverandre eller til foreldre? Dette er tema de snakker om.

– Vi har fått en åpenhetskultur og er gode på å snakke sammen om vanskelige ting. Vi gir hverandre ros og viser at vi er glade for å se hverandre, forteller Skjærvik. De ser ofte at ting løse seg fortere dersom en ansatt som sliter med et barn, ber en kollega overta.

–Vi er alle 24-timers mennesker og skal fungere godt hjemme og på jobb. Hvis vi er slitne etter jobb, må vi finne ut hva som er bra for oss å gjøre hjemme. Det er en øvelse ikke å ta med jobben hjem, sier Skjærvik.

Emosjonelle belastninger

Å snakke om emosjonelle belastninger har også vært viktig for å få ned sykefraværet.

– Jeg måtte selv tørre å åpne døra og si at dette er vanskelig, sier Sommerstad. Gjennom bransjeprogram barnehage fikk de redskaper til å jobbe med emosjonelle belastninger.

– Hva ansatte opplever som emosjonelle belastninger, er ulikt. For noen er det høy lyd. For andre er det et barn som utagerer og har et stygt ordforråd. Det neste arbeidsmiljøtiltaket barnehagen skal sette i gang, er debrifing av ansatte.

– Har du stått i en vanskelig situasjon med en unge eller fått en tilbakemelding fra en leder du synes ble feil, så kan noen få minutters debrifing med en kollega være nok til at du ikke tar det med deg hjem, forteller Sommerstad.

Humor, pauser og gavekort

Barnehagen har også gjort flere andre grep for å bedre arbeidsmiljøet. Ingrunn går en runde hver morgen for å høre hvordan de ansatte har det. Humor i hverdagen er viktig, og de har fredagslotteri med kake en gang i måneden, der ansatte kommer innom etter tur. De har også en egen sosialkomité som arrangerer sosiale treff, og de kan være med på quiz for alle FUS-ansatte i Trondheim hver måned.

– Det er viktig med pausesnakk og å samles, mener Sommerstad. FUS-barnehagene har også et prosjekt de kaller leder før lege, for å se om barnehagen kan tilrettelegge først.

– Noen ganger er sykemelding det beste, men i stedet for å ha et halvt års sykemelding kan vi se om vi kan tilrettelegge. De fleste kan jobbe litt, sier Sommerstad. Ansatte som ikke har vært borte fra jobb på et år, med unntak av syke barn, får et gavekort på 1000 kroner. I 2023 fikk tre ansatte gavekort.

Rullerer på avdelingene

Et annet grep barnehagen har tatt, er å rullere på ansatte etter to år på en avdeling.

– Ett hus-tankegangen betyr at ansatte ikke skal jobbe i samme team mange år. Da er vi mindre sårbare ved sykefravær og kan flytte ansatte fordi barna kjenner alle godt, forteller Sommerstad. De har fellessamlinger og turer på tvers av avdelingene.

– Vi ser at den yngre generasjonen oftere holder seg hjemme når de våkner med vond hals, og vi må hele tiden jobbe for å få med nyansatte i vår tankegang, sier Sommerstad. En god struktur i arbeidshverdagen har også bidratt til å få ned sykefraværet.

– Ser vi at vi har en god plan for dagen, blir ansatte mindre slitne fordi det blir mindre stress med beskjeder frem og tilbake, selv om de ikke alltid gjør som planlagt, sier Sommerstad. De pedagogiske lederne vet hva som forventes av dem og hva de skal gjøre.

– Sykefravær er ferskvare og må jobbes med hele tiden, sier Risan.